WHISTLEBLOWING – SEGNALAZIONE DI CONDOTTE ILLECITE

Il D. Lgs. 24/2023 ha recepito nell’ordinamento italiano la direttiva (UE) 2019/1937 (Direttiva Whistleblowing), che riguarda la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative dell’Unione e nazionali che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo.

La Direttiva Whistleblowing si è posta un duplice obiettivo: tutelare le persone che segnalano violazioni che si verificano all’interno di una determinata realtà organizzativa e rafforzare la legalità all’interno degli enti in funzione di prevenzione dei reati. Il “whistleblowing” è, quindi, la denuncia o la segnalazione di un illecito da parte di un soggetto interno all’azienda, scoperto a causa e durante lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative.

CHI PUO’ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE

Possono effettuare segnalazioni i soggetti che hanno una relazione qualificata con l’ente, ovvero:

• Lavoratori subordinati e autonomi
• Collaboratori, liberi professionisti e consulenti
• Volontari, apprendisti e tirocinanti
• Azionisti (soci) e persone con funzioni di direzione, amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza

Le informazioni sulle violazioni devono riguardare esclusivamente comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante, come sopra identificato, sia venuto a conoscenza nel proprio contesto lavorativo. Pertanto, a rilevare è l’esistenza di una relazione riconosciuta tra il segnalante e l’ente nel quale il primo opera, relazione che riguarda attività lavorative o professionali presenti o passate.

Le segnalazioni possono, infatti, essere effettuate:

• in costanza di rapporto di lavoro;
• quando il rapporto giuridico con Nuova Assistenza non è ancora iniziato se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico con Nuova Assistenza, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

COSA PUO’ ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE

Le segnalazioni possono avere ad oggetto solo ed esclusivamente informazioni sulle violazioni di normative nazionali e dell’Unione europea, che ledono l’interesse dell’Ente, commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’Ente con cui il segnalante intrattiene un rapporto giuridico come sopra individuato.

Il legislatore ha tipizzato le fattispecie di violazioni:

• Violazioni delle disposizioni normative nazionali
•  Illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificamente individuati come violazione del diritto UE come sotto definite;
• Reati presupposto per l’applicazione del D.lgs. 231/2001
• Violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel citato d.lgs. 231/2001.

 

• Violazioni della normativa europea
•  Illeciti commessi in violazione della normativa UE, indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. 24/2023, e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione. In particolare, si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata, della protezione dei dati personali e della sicurezza delle reti e dei sistemi informatici;
• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE;
• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
• Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti

Dall’ambito di applicazione del D. Lgs. 24/2023 restano escluse e, quindi, non possono essere oggetto di segnalazione:

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (quali, ad esempio, vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, ovvero situazioni di dubbio riguardo alle proprie prospettive di crescita lavorativa e, più in generale, rivendicazioni e/o istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro);
• segnalazioni di violazione disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione. L’Unione europea ha da tempo riconosciuto il valore della protezione delle persone segnalanti, prevedendo l’obbligo di attivazione di canali di segnalazione interna ed esterna oltre al divieto esplicito di ritorsioni;
• segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea. Essendo la sicurezza nazionale di esclusiva competenza degli stati membri, la materia non è ricompresa nell’ambito di applicazione della direttiva UE 2019/1937 e, di conseguenza, nel d.lgs. 24/2023 che ne dà attuazione.

GESTORE DELLE SEGNALAZIONI E CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

Nell’ottica di poter realizzare con efficacia le finalità della disciplina vigente e dunque di salvaguardare l’integrità della Cooperativa e tutelare il segnalante, il Gestore delle Segnalazioni individuato da Nuova Assistenza è dotato di specifica formazione, garantisce il requisito dell’autonomia (ex art. 4 D.lgs. 24/2023) ed è l’unico soggetto abilitato all’accesso al sistema con specifico profilo funzionale.

Ha, inoltre, il compito di

• mantenere le interlocuzioni con il segnalante
• dare corretto seguito alle segnalazioni ricevute
• fornire riscontro al segnalante

Per consentire l’accertamento e la verifica dei fatti da parte del Gestore delle Segnalazioni è indispensabile che la segnalazione sia il più possibile circostanziata.

Nello specifico, è necessario risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione dei fatti oggetto della segnalazione con indicazione dei dettagli relativi alle notizie circostanziali e, ove presenti, anche alle modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto di segnalazione;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;
• è utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti;
• le segnalazioni non possono riguardare generici sospetti o notizie meramente riferite da terzi o comunque che non abbiano elementi di fatto o documenti univoci a supporto.

 

COME EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE

Nuova Assistenza ha adottato, quale canale interno di segnalazione, una piattaforma informatica che garantisce la riservatezza dell'identità della persona segnalante, del segnalato e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La piattaforma è accessibile al seguente URL: https://gbleaks.nuovassistenza.it:11443.

La piattaforma informatica consente di effettuare anche segnalazioni anonime le quali, se adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinati, saranno trattate alla stregua di segnalazioni ordinarie, procedendo alla loro registrazione e conservazione della relativa documentazione.

Le segnalazioni possono avvenire secondo i canali di seguito riportati:

• forma scritta: sulla piattaforma è caricato un questionario che guida il segnalante nel percorso di segnalazione attraverso domande aperte e chiuse, di cui alcune obbligatorie. È anche possibile allegare documenti alla segnalazione;
• forma orale: attraverso l’inserimento del numero di telefono e degli orari nei quali si desidera essere ricontattati

MODALITA’ DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

La segnalazione inviata viene acquisita e registrata dal software. Al termine della procedura di segnalazione il software restituirà come ricevuta un codice di 16 cifre, il quale dovrà essere accuratamente conservato. Il codice rappresenta l’unico mezzo per accedere alla segnalazione e, in caso di smarrimento, non potrà essere in alcun modo recuperato. Per accedere all’area riservata e visualizzare lo stato della segnalazione trasmessa sarà necessario inserire il codice.

Il Gestore delle Segnalazioni valuta preliminarmente se la segnalazione rientra nell’ambito di applicazione soggettivo o oggettivo del D. Lgs. 24/2023. All’esito di questa preliminare valutazione, il Gestore delle Segnalazioni archivierà la segnalazione, laddove la stessa esuli dall’ambito di applicazione del Decreto citato, dandone riscontro al segnalante.

Qualora, invece, la segnalazione rientri nell’ambito di applicazione del Decreto citato, ma non sia sufficientemente dettagliata, il Gestore delle Segnalazioni, tramite la modalità preventivamente definita con il segnalante, ha la facoltà di formulare le opportune richieste di integrazioni e/o chiarimenti.

Istruttoria

L’istruttoria è volta all’accertamento della fondatezza o meno dei fatti segnalati. Il Gestore delle Segnalazioni provvede a svolgere tutti gli accertamenti istruttori che ritiene necessari.

Chiusura dell’istruttoria

Terminata l’istruttoria il Gestore delle Segnalazioni è tenuto a fornire riscontro al segnalante entro il termine di 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione.

Responsabilità del segnalante

Rimane impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 cc.

Le tutele del segnalante cessano ed a costui è irrogata una sanzione disciplinare nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza non definitiva di primo grado, la responsabilità del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero con la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo in caso di dolo o colpa grave.

Sono ugualmente fonte di responsabilità in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti, eventuali forme di abuso della presente procedura di segnalazione. In tali ipotesi, al fine di tutelare i legittimi interessi di Nuova Assistenza e/o dei lavoratori danneggiati dalla manifesta infondata segnalazione, qualora il Gestore delle Segnalazioni ritenga che la segnalazione archiviata sia stata effettuata in mala fede, al solo scopo di ledere la reputazione, di danneggiare o comunque di recare pregiudizio al segnalato, ne darà comunicazione al Consiglio di amministrazione della Cooperativa ai fini dell’attivazione di ogni opportuno provvedimento sanzionatorio nei confronti del segnalante.

Conservazione dei dati raccolti durante la fase istruttoria

Tutti i dati raccolti durante la fase istruttoria vengono conservati in un luogo protetto al fine di mantenere la riservatezza degli stessi. Tale garanzia è prevista sia per i dati raccolti tramite modalità informatica (piattaforma web) o tramite modalità cartacea (es. verbale redatto al termine dell’incontro orale, atti o verbali raccolti durante la fase istruttoria).

Tutela del segnalante

L’identità della persona del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

Tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelarne la riservatezza a pena di sanzioni disciplinari.

Nuova Assistenza si riserva la possibilità di richiedere al segnalante l’autorizzazione a rivelare la propria identità laddove ciò sia indispensabile per l’avvio di un procedimento disciplinare e/o giudiziario nei confronti dell’autore della condotta segnalata. Nuova Assistenza si impegna, altresì, a tutelare il segnalante in buona fede e chiunque abbia partecipato all’investigazione, contro qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione per motivi connessi alla segnalazione.

Il segnalante che ritiene di aver subito un atto ritorsivo e/o discriminatorio quale conseguenza della segnalazione effettuata può darne notizia al Gestore della Segnalazione, al proprio superiore gerarchico o al Consiglio di amministrazione, per le valutazioni di rispettiva competenza.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Al fine di garantire il diritto alla protezione dei dati personali, l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni avvengono nel rispetto delle disposizioni normative contenute nel Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “Regolamento”) e nel D. Lgs. 196/2003.

RINVIO

Per tutto quanto non espressamente indicato si rimanda al D.lgs. n. 24 del 10.03.2024 nonché alle Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali dell’ANAC approvate con delibera n° 311 del 12.07.2023.